Goedgekeurde notulen ALV april 2025

• ALGEMENE LEDENVERGADERING VERENIGING VAN EIGENARENNOTULEN       : ALV 18-04-2025DATUM           : 24-04-2025

  BESTUUR        : voorzitter (J. Nusse – huisje 73)
  penningmeester (A. Schreuder – huisje 59)

   

  Aanwezig zijn de eigenaren van de volgende woningen:

  8, 9, 14, 15, 16, 17, 19, 28, 33, 35, 36, 37, 48, 50, 51, 55, 57, 59, 62, 67, 68, 73, en huurder woning 61

  • Opening vergadering
    De voorzitter heet de aanwezigen welkom en opent de vergadering
  • Mededelingen
  • Geen mededelingen vanuit de aanwezigen.
  • Teleurstellende wending bij de vervulling van de secretaris: de beoogd kandidaat-secretaris heeft zich teruggetrokken.
    Het bestuur roept ter plekke en in een nieuwsbrief de leden op zich als kandidaat te melden.
  • Helaas is geen tolk beschikbaar, de voorzitter vraagt de Duitssprekende aanwezigen elkaar bij te staan en/of eventuele vragen in het Engels te stellen.
  • De voorzitter geeft een toelichting op het afscheid van de firma Van Otzel en vermeldt dat de VvE in zee is gegaan met de firma Lodder Financials in Dirksland.
  • Er zijn geen vragen binnengekomen, de agenda is aangenomen.
  • Vaststellen notulen ALV 2024
    Met uitzondering van een onjuiste bemensing van de kascontrolecommissie worden de notulen goedgekeurd.
  • Verslag kascontrolecommissie jaar 2024
    Helaas zijn beide leden van de kascontrolecommissie verhinderd. Na mailcontact met lid mevrouw A. Moerman deelt de voorzitter mede dat zij namens de kascontrolecommissie decharge geeft.
  • Benoeming kascommissie 2025
    De heer W. Stravers (huisje 26) en mevrouw N. Tuns (huisje 55) stellen zich beschikbaar als leden van de kascontrolecommissie voor de cijfers van 2025.
    Mevrouw M. de Jong (huisje 45) heeft zich per mail beschikbaar gesteld als reserve.
  • Presentatie en toelichting financieel overzicht 2024
    De penningmeester presenteert de jaarcijfers.
    Er (b)lijkt een misverstand onder sommige leden over de verantwoordelijkheid van de VvE ten opzichte van de leden: de VvE is uitsluitend verantwoordelijk voor de algemene zaken (bomen, wegen, riolering, enz.). Om eventuele kosten die hieruit (kunnen) ontstaan zorgt het bestuur;
  • Dat de VvE reserveringen maakt en een eigen vermogen opbouwt om eventuele directe kosten te kunnen dekken.
  • Dat de VvE waar mogelijk verzekerd is tegen schade en eventuele vervolgschade.

  De aanwezigen complimenteren de penningmeester.

  • Financiën algemeen
    • Twee ledenvergaderingen per jaar

  Het bestuur deelt mee dat er voortaan 2 ledenvergaderingen per jaar zullen zijn.
  In april ligt de nadruk vooral op het voorafgaande jaar. In oktober ligt de nadruk vooral op het navolgende jaar, met een financiële verwachting over het lopende jaar.

  • Gezonde VvE
    Naar mening van het bestuur hebben we een heel gezonde VvE.
    Voor de vergadering van oktober 2025 stelt het bestuur een notitie op met een voorstel tot welk bedrag het Eigen Vermogen (EV) zou kunnen/moeten stijgen.
  • Twee dossiers die het EV onder druk kunnen zetten
    • Werkzaamheden beheerder
      De beheerder kan onmogelijk de taken (10 uur per week) in de toekomst/ op lange termijn blijven uitvoeren. Het bestuur schets daarom een aantal mogelijkheden om dit op te vangen:
      • Een assistent beheerder op basis van een vrijwilligersvergoeding
      • Een betaalde beheerder op basis van marktprijzen
      • VvE leden vervullen een deel van de taken van de beheerder

  Voor de vergadering van oktober 2025 stelt het bestuur een notitie op met mogelijke oplossingen – gedachte richtingen.

  • Herstel – vervanging waterleidingen
    In tegenstelling tot de gasleidingen (eigendom Stedin) zijn de ingegraven waterleidingen op het park van de VvE. Omdat de staat van de leidingen slecht is moeten we ons financieel wapenen tegen schade of vervanging.
    Voor de vergadering van oktober 2025 presenteert het bestuur een offerte voor de mogelijke kosten.
  • Begroting
    Kort wordt stil gestaan bij de begroting voor 2025. De begroting geeft:
    • Inzicht op de kosten behorend bij de voorgenomen werkzaamheden
    • De reserveringen voor toekomstige werkzaamheden.

  Ter vergadering wordt besloten een extra Pro Memorie (PM-) post op te nemen voor onvoorziene kosten in de begroting.

  • Ingekomen stukken
    Geen ingekomen stukken.
    • Parkeerplekken
      Het bestuur hanteert het uitgangspunt om geen bomen en geen groen op te offeren. Noch voor zonnepanelen, noch voor ‘vallende eikels’, noch voor ‘poepende duiven’. Dat neemt niet weg dat het bestuur in een enkel geval overlast herkent.
      In overleg met de firma die boomonderhoud uitvoert en bewoners wordt (op basis van bovengenoemd uitgangspunt) besloten wat mogelijk én gewenst is.
      Een van de Duitse leden biedt aan dat de parkeerplaats horend bij huisje 37 gebruikt kan worden als tijdelijke parkeerplaats bij afwezigheid. Mensen die hierin geïnteresseerd zijn kunnen zich melden.
  • Werkzaamheden park
    Veel van de werkzaamheden zijn in de begroting al genoemd.
    Op korte termijn starten de leden met het uitrijden van grind dat inmiddels besteld is.
  • Vrijwilligersdagen

  Kortgeleden heeft mevrouw Anke Verwijs (toenmalig secretaris) een mail met een aantal data voor vrijwilligersdagen gemaakt, door drukte is het bestuur hier niet aan toe gekomen. Het lijstje wordt op korte termijn rondgestuurd.
  De vraag ligt voor of ook op doordeweekse dagen één of meerdere vrijwilligersdagen georganiseerd kunnen worden. Het bestuur meldt dat deze al in het concept staan.

  • Verkiezingen bestuur
    Het bestuur stelt voor vervanging van het bestuur anders in te richten: van de drie leden zou ieder jaar één lid aftreden en zich (eventueel) herkiesbaar kunnen stellen. Alle VvE-leden kunnen zich voor een vrijgekomen functie kandidaat stellen. Wij zullen dit voorstel middels een stemming per mail in de volgende nieuwsbrief voorleggen aan de leden.
    Volgend jaar stelt de voorzitter zijn functie beschikbaar.
  • Statuten en HR
    Op 2 mei komt een afvaardiging van de leden samen als start van het proces dat tot nieuwe statuten én een nieuw Huishoudelijk Reglement moet leiden.
    Grootste pijnpunten op dit moment:
    • Beide documenten zijn sterk verouderd
    • Leden kunnen afspraken aan de laars lappen zonder dat er handhaving mogelijk is.
  • Wat verder ter tafel komt
    Geen punten
  • Rondvraag
    • Eén van de leden vraagt of het mogelijk is om als VvE een aanhanger te kopen die voor alle leden beschikbaar is.
      De voorzitter geeft aan dat dit mogelijk is wanneer de VvE daar toestemming voor geeft én wanneer er een vrijwilliger is die de administratie en controle van een aanhanger tot taak neemt.
    • Glasvezel
      Het bestuur ziet het aanleggen van glasvezel op het park als een ‘te grote uitdaging’ omdat graafwerk zeker zal leiden tot beschadiging van bestaande – andere leidingen (water, gas, KPN).
    • Dubbelbestemming
      Het bestuur heeft het afgelopen jaar een lage prioriteit aan het dossier ‘dubbelbestemming’ gegeven. Enerzijds omdat zo’n dossier er niet is (alle gegevens staan tussen 1.500 tot 2.000 mails), anderzijds omdat het bestuur maar zeer beperkt invloed heeft op dit logge proces.
    • Ter vergadering neemt het bestuur afscheid van mevrouw Anke Verwijs die om persoonlijke redenen heeft besloten haar werkzaamheden neer te leggen.
  • Sluiting vergadering
    De voorzitter bedankt de aanwezigen en sluit de vergadering

Voorzitter
Jos Nusse
 Mail voorzitter
 tel. +31 6 5182 96 93

Secretaris
Vacant
 Mail secretaris

Penningmeester
Anne Schreuder
 Mail penningmeester
 tel. +31 6 8178 4767

Beheerder
René Schreuder
 Mail beheerder
 +31 6 2436 1787